El aporte de las TIC para enfrentar los desafíos de la administración de justicia

 

    Las TIC han mostrado tener un impacto enorme en el mejoramiento de la productividad en casi  cualquier actividad laboral, obteniendo bienes y servicios de mejor calidad, en menos tiempo, a un menor costo, con mayores niveles de seguridad y con una mayor satisfacción de los usuarios o clientes.

 

    Introducir TIC en la justicia se entenderá como el proceso mediante el cual se eligen, adaptan y se ponen en funcionamiento un conjunto de cambios en las prácticas de trabajo de las instituciones del sector, usando para la ejecución de estas nuevas prácticas a las TIC, con el fin de aumentar el nivel de productividad y calidad de la labor de las instituciones del sector y reducir costos operacionales.

 

    Las instituciones del sector requieren procesar la información de lo que está ocurriendo por cuanto ésta es la base para poder tomar importantes decisiones relacionadas con la asignación de sus recursos, la planificación de su desarrollo, y la evaluación de su desempeño. Para esto, las TIC son también una importante ayuda, ya que extraer la información necesaria desde las muchas operaciones que cada día se hacen en tribunales, fiscalías y defensorías, y poder analizarla, es una labor que sin apoyo de TIC podría volverse inmanejable o de una calidad muy pobre.

 

Las TIC en forma genérica permiten lograr los siguientes beneficios:

• Tener un control muy certero del estado de avance de un caso, y de todos los documentos y decisiones relevantes que se han tomado en el caso, estando disponible esta información para cualquier persona a la que se defina deba tener acceso a ella.
• Permiten una alta agilización y control de las comunicaciones de una entidad con su entorno, reduciendo de esta manera los numerosos tiempos muertos de un proceso judicial debido a las formalidades en sus comunicaciones y a los dobles ingresos de información entre instituciones.
• Permite un control más preciso de plazos de una cartera de casos y el control de qué actividades se ha hecho en cada uno de ellos. Debido a que este es uno de los graves problemas cuando se deben manejar altos volúmenes de casos y solo con el apoyo de registros manuales.
• El administrar recursos escasos, ante múltiples demandas, requiere de un uso eficiente del tiempo. Para ello, las TIC pueden ofrecer herramientas que facilitan la elaboración de las agendas de trabajo de los funcionarios del tribunal, y que permiten además administrar los recursos del tribunal, como por ejemplo salas de audiencias.
• Mejor manejo de información de los hechos de un caso, legal y jurisprudencial. Para la dictación de una sentencia o del término de un caso, un juez no solo requiere conocer los hechos relacionados con el caso específico a resolver, sino que también necesita conocer las leyes vigentes y la jurisprudencia en casos similares. En este aspecto, las TIC ofrecen facilidades para acceder rápidamente a los hechos del caso, y abren grandes posibilidades de acceso rápido a gran cantidad de información, mediante bases documentales, lo que redunda en una decisión judicial más informada y, posiblemente de mejor calidad.
• Permite tener el control de los plazos de vigencia de la cartera de casos que maneja un tribunal o una fiscalía o defensoría, y de esa manera usar mejor los tiempos, no teniendo que esperar el límite de los plazos legales para recién actuar de emergencia.
• Automatización y estandarización de labores rutinarias. Un porcentaje no menor de las actividades relacionadas con la tramitación de un caso, tiene que ver con elaborar resoluciones o redactar peticiones, que son comunes a muchos casos a la vez, solo cambiando los datos específicos del caso. Para ello, las TIC permiten procesos más rápidos y eficientes, ya que consumen menos tiempo de los funcionarios del despacho, y con menos errores, lo que ahorra además el tiempo que se debe destinar a reparar los errores que se puedan cometer.
• Las TIC permiten alcanzar mayores niveles de seguridad en el resguardo de información y datos relevantes, que las que se pueden lograr con los expedientes escritos.
• Las TIC proveen de herramientas para facilitar el registro, recolección, procesamiento y análisis de información relacionada con las actividades y resultados de los despachos judiciales y de su entorno relevante, que es útil para labores de diseño, planificación, seguimiento y evaluación de determinadas políticas.
• Se pueden emplear TIC para mejorar sustancialmente la relación de las instituciones del sector con sus usuarios, ya sea para darles información de carácter general, o bien para posibilitar actividades específicas.

 

María Soledad Mineo

 

 

Bibliografía Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de Justicia en América Latina.