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El aporte de las TIC para enfrentar los desafíos de la administración de justicia
Las TIC han mostrado tener un impacto enorme en el mejoramiento de la productividad en casi cualquier actividad laboral, obteniendo bienes y servicios de mejor calidad, en menos tiempo, a un menor costo, con mayores niveles de seguridad y con una mayor satisfacción de los usuarios o clientes.
Introducir TIC en la justicia se entenderá como el proceso mediante el cual se eligen, adaptan y se ponen en funcionamiento un conjunto de cambios en las prácticas de trabajo de las instituciones del sector, usando para la ejecución de estas nuevas prácticas a las TIC, con el fin de aumentar el nivel de productividad y calidad de la labor de las instituciones del sector y reducir costos operacionales.
Las instituciones del sector requieren procesar la información de lo que está ocurriendo por cuanto ésta es la base para poder tomar importantes decisiones relacionadas con la asignación de sus recursos, la planificación de su desarrollo, y la evaluación de su desempeño. Para esto, las TIC son también una importante ayuda, ya que extraer la información necesaria desde las muchas operaciones que cada día se hacen en tribunales, fiscalías y defensorías, y poder analizarla, es una labor que sin apoyo de TIC podría volverse inmanejable o de una calidad muy pobre.
Las TIC en forma genérica permiten lograr los siguientes beneficios:
- Tener un control muy certero del estado de avance de un caso, y de todos los documentos y decisiones relevantes que se han tomado en el caso, estando disponible esta información para cualquier persona a la que se defina deba tener acceso a ella.
- Permiten una alta agilización y control de las comunicaciones de una entidad con su entorno, reduciendo de esta manera los numerosos tiempos muertos de un proceso judicial debido a las formalidades en sus comunicaciones y a los dobles ingresos de información entre instituciones.
- Permite un control más preciso de plazos de una cartera de casos y el control de qué actividades se ha hecho en cada uno de ellos. Debido a que este es uno de los graves problemas cuando se deben manejar altos volúmenes de casos y solo con el apoyo de registros manuales.
- El administrar recursos escasos, ante múltiples demandas, requiere de un uso eficiente del tiempo. Para ello, las TIC pueden ofrecer herramientas que facilitan la elaboración de las agendas de trabajo de los funcionarios del tribunal, y que permiten además administrar los recursos del tribunal, como por ejemplo salas de audiencias.
- Mejor manejo de información de los hechos de un caso, legal y jurisprudencial. Para la dictación de una sentencia o del término de un caso, un juez no solo requiere conocer los hechos relacionados con el caso específico a resolver, sino que también necesita conocer las leyes vigentes y la jurisprudencia en casos similares. En este aspecto, las TIC ofrecen facilidades para acceder rápidamente a los hechos del caso, y abren grandes posibilidades de acceso rápido a gran cantidad de información, mediante bases documentales, lo que redunda en una decisión judicial más informada y, posiblemente de mejor calidad.
- Permite tener el control de los plazos de vigencia de la cartera de casos que maneja un tribunal o una fiscalía o defensoría, y de esa manera usar mejor los tiempos, no teniendo que esperar el límite de los plazos legales para recién actuar de emergencia.
- Automatización y estandarización de labores rutinarias. Un porcentaje no menor de las actividades relacionadas con la tramitación de un caso, tiene que ver con elaborar resoluciones o redactar peticiones, que son comunes a muchos casos a la vez, solo cambiando los datos específicos del caso. Para ello, las TIC permiten procesos más rápidos y eficientes, ya que consumen menos tiempo de los funcionarios del despacho, y con menos errores, lo que ahorra además el tiempo que se debe destinar a reparar los errores que se puedan cometer.
- Las TIC permiten alcanzar mayores niveles de seguridad en el resguardo de información y datos relevantes, que las que se pueden lograr con los expedientes escritos.
- Las TIC proveen de herramientas para facilitar el registro, recolección, procesamiento y análisis de información relacionada con las actividades y resultados de los despachos judiciales y de su entorno relevante, que es útil para labores de diseño, planificación, seguimiento y evaluación de determinadas políticas.
- Se pueden emplear TIC para mejorar sustancialmente la relación de las instituciones del sector con sus usuarios, ya sea para darles información de carácter general, o bien para posibilitar actividades específicas.
María Soledad Mineo
Bibliografía Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de Justicia en América Latina.
“Construir la Sociedad de la Información requiere no sólo la inteligencia sino también la participación de todos los actores sociales, en una sociedad en donde todos estén incluidos y accedan a los beneficios que la red provee en un marco de igualdad y seguridad” (discurso en la celebración del Primer Encuentro de Derecho Informático realizado en Chubut el 29 de Junio de 2012).-
La necesidad de un sistema
Todos aquellos que participaban en la administración de justicia (partes, abogados, órganos jurisdiccionales, magistrados, jueces y demás operadores judiciales y los organismos auxiliares de estos) se enfrentaban a un problema nuevo que ponía en riesgo la eficacia de su función: la vertiginosa y desordenada producción y difusión de todo tipo de documentos que contenían información jurídica.
La abrumadora producción y difusión de libros, revistas, periódicos, boletines, oficios y demás documentos que reproducen leyes y criterios judiciales, opiniones de jurisconsultos y toda clase de datos relacionados con el derecho, dificultaban la obtención de toda la información de interés con respecto a un tema o punto específico.
Por esta razón, desde hace años la informática se ha incorporado constantemente a todas las actividades del hombre, entre las que se encuentra la administración de justicia, como una manera de obtener información de manera rápida y, podría decirse, con razón, automáticamente.
La incorporación de la informática a la administración de justicia de la competencia del Estado pretende una mayor y mejor comunicación entre los diferentes órganos y áreas del Poder Judicial, todo ello con base en Internet, el correo electrónico y los sistemas informáticos que se desarrollarán.
Nuestra sociedad está fuertemente influenciada por los avances de la tecnología de la información. La globalización, la competitividad y la productividad mueven el desarrollo del mundo, lo que repercute en todos los aspectos de nuestras vidas y muy especialmente en nuestro trabajo. Los avances tecnológicos generan nuevas formas de relacionarse que traen aparejados efectos jurídicos y legales que nos obligan a investigar y a construir un entorno propio para las nuevas tecnologías dentro de un marco legal.
Las tecnologías de la información han impactado en el mundo jurídico y el Poder Judicial no puede mantenerse ajeno, por cuanto resulta recipiendario de los conflictos que se generen en torno a ella y a su vez es usuario de las mismas. Existen cambios que son irreversibles para los que se hace necesario elaborar un adecuado análisis de la sociedad en cuanto a la normativa sobre estas nuevas tecnologías, suministrando los instrumentos jurídicos necesarios para responder a la demanda creciente de los distintos operadores jurídicos.
La firma digital, la notificación y el expediente electrónico serán las herramientas informáticas a las que apostará la Justicia para “lograr mayor celeridad y seguridad en el trámite de los procesos, lo que recaerá en un beneficio concreto a la comunidad que busca resolución rápida por parte de la Justicia".Lo que se busca es que toda notificación, comunicación o resolución que surja desde cualquier juzgado, sea enviada en segundos, de manera digital, hacia la PC o netbook de un abogado. De la misma manera, el profesional podrá realizar sus presentaciones a la justicia de forma electrónica. Este intercambio estará respaldado y garantizado por la firma digital de ambas partes.
El punto cúlmine del proceso será la instalación del expediente electrónico, en el que todas las actuaciones judiciales quedarán registradas bajo un soporte informático.
La firma digital
Se trata de un archivo electrónico generado por la Dirección de Informática, en este caso dependiente del Poder Judicial, que se instala en la computadora de los magistrados, fiscales y letrados. Estos usuarios tendrán una clave personal y estamparán esa firma en todo tipo de presentación digital.
Notificación electrónica
Luego de la firma digital, se da el paso para la notificación electrónica. Actualmente, las comunicación que parten de cualquier juzgado hacia los abogados o una de las partes, están estampadas en papel. El camino que recorren nace en el despacho de un magistrado, sigue en la oficina de notificaciones y llega al despacho de un profesional. Ese trámite demora de dos a cinco días, dependiendo de la distancia del punto de destino.
Con el sistema electrónico, cuando el juez notifique a un profesional sobre la citación para que un cliente se presente a declarar o, por ejemplo, notificar un embargo, la transferencia es instantánea debido a que se llevará a cabo a través de la red.
Objetivos principales
- Conseguir una Administración de Justicia que garantice una tutela judicial efectiva accesible, rápida y que asegure una adecuada defensa de los derechos de todos los ciudadanos.
- Lograr que la Administración de Justicia sea un servicio público de calidad, dotado de una organización adecuada, de profesionales altamente cualificados y de los medios materiales y técnicos precisos para desempeñar su misión de modo ágil, efectivo, accesible y atento con la ciudadanía.
- Consagrar un modelo de cooperación y coordinación eficaz con todas las instituciones que participan en el ámbito de la justicia y con la comunidad internacional en su conjunto.
En el mundo se está tendiendo a eliminar el papel, se apunta a la despapelización del Poder Judicial, con el fin de lograr la aceleración en los procesos judiciales y mayor acceso de la comunidad a la justicia.
Lucas Martín Silva
Fuentes de información:
http://www.tribunalmmm.gob.mx/
http://www.libertaddigital.com/
http://www.justiciasantafe.gov.ar/
http://www.informaticalegal.com.ar/
http://www.diariodecuyo.com.ar/
www.cej.org.py/justiciajoven/2010/09/20/tecnologias-de-la-informacion-en-el-sistema-judicial
